#161 作業のやり方を残す!

仕事で、雑務がいっぱい降ってきます。

それらの多くは、何回もやってきます。しかもタチの悪いことに、それらは一度対応してから長い間期間が経った頃、つまり忘れた頃にやってきます。。。頻度は低いので、その都度やり方を思い出してから対応する必要があるので、頻度の高い仕事に対応するより、非常に効率が悪くなります。

ですので、2度あることは3度起こしてはいけないということで、そのような頻度の低い雑務に関しても、なるべく作業のやり方を残し、もう1回起こった時に楽に対応できるように考えています。

一方で、頻度は低いので、そのようなシステム化・効率化の(費用対)効果が出にくい案件もあります。また、頻度が低いため、一度作ったシステムが、環境変化で使えくなる可能性もあり、大きすぎる投資には慎重にならざるを得ません。

しかしそのような案件でも、作業全体のフローを個別のステップに分解して、「最も面倒くさいところはどこか」、「自分の手を取られていることろはどこか」、「やり方を忘れてしまいがちなところはどこか」、をまず考えることで、そこだけでもシステム化してしまうことを考えたいと思います。

実際に、3つの仕事に対して、「自分の手を取られていることろ」のみに絞ってシステム化してみたのですが、雑務の発生頻度と、それに伴う問題の発生頻度が大幅に減らすことができました!

一時的に手間が増えること、一時的に色々と考えること、も投資と捉えることができます。複利で効いてくる効果を長く享受するためにも、波及効果の高いものより先手先手で取り組んでいきたいと思います。

今後、投資効果によりどんどん楽になると思うと、気分がいいですね!


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