仕事を第一・第二領域に分けてリスト化する #1222

毎日、仕事が山ほど降ってきます (汗)。大切な仕事や有り難い仕事から、そうではない仕事まで色々あります。当然のことではあるのですが、『やりたい事』『やるべきである事』『やった方がいい事』に対して、『実際にできる事』は圧倒的に少ないわけで全部は対応できません。ですので、必然的に優先順位の低いものから切り捨てないといけません。

ではどのようにして優先順位を決定していけば良いかに関しては、どのようにタスクを整理するかにヒントがありそうです。かの有名なスティーブン・コビー博士の著書『7つの習慣』によれば、仕事を緊急度の重要度のマトリックスで分けて考えることの重要性を説いています。鮒谷周史さんのセミナーでも、緊急かつ重要の第一領域、緊急ではないけれども重要な第ニ領域に分けてリスト化することをタスク管理の一つのお薦めの方法として紹介されました。

この緊急度と重要度のマトリックスは超有名でだれでも知っているし、こんなことくらい分かっている、と言われそうです。だけど大切なのは、どれだけ定常的に実行できているかということだと思います。自分としてもタスクをリスト化していますし、そのタスクの優先度を無意識のレベルで分けてはいます。しかし無意識のレベル分けもファジーなので、このように明確に分けることは出来ておらず、改善の余地は大いにありそうです。

自分の場合、何を改善すべきかといえば、まず緊急だけど重要ではない第三領域を切り捨てることから始めたいと思います。当然のことながら、緊急でも重要でもない第四領域は自分のリストの中にはそもそも入っていないと信じています。しかし油断すると、第三領域はその緊急性から入ってきてしまい、第二領域を圧迫し未来への投資の時間を削ってしまいます。

そもそも、この第三領域の定義も難しい時もあります。明らかに重要でないものを除いては、重要性は相対の問題であり、単独では第一か第三かの明確な線引きが出来ないものもあると思います。例えば、第一領域だと思っているけど最も重要度の低いタスクは、第二領域のタスクの優先度とを比較した時に、結果として第三領域として位置づけざるを得ない、というケースも多々あると思います。

つまり手持ちのタスク全部を緊急性と重要性でリスト化して比較して考えないと、対応を間違えてしまうこともあるのだと思います。まず第一領域をリストアップして優先度の高いものから全力で潰していきつつ、第一領域の優先度の低いものを切り、第二領域のやりやすいタスクや波及効果の高いタスクにそのリソースを割り振ることが出来るかどうかが勝負なのだと思います。

つまりタスクをリスト化して相対的に捉え、状況に合わせて臨機応変に優先度を変えていくことが必要です。分かっちゃいるんですけどね、全然出来ていないので、まだまだ自分の仕事の進め方の質的改善の余地は大いに有りそうです。まあ、伸びしろがあるってことで、気を良くして早速実践していきたいと思います!


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