パワポのコメントは提出前に削除しよう

自分は新しい仕事についてから、資料の作成の数が非常に多くなりました。毎日、色々な資料を作っています。そんな資料作成ですが、今日ある偉いマネージャーの方から、パワーポイントでの資料作成に関して注意を頂きました。新しい仕事を早く覚えていくために、失敗はこの場に残しておきたいと思います。

状況を説明すると、先日そのマネージャーに頼まれて自分がある資料を作成したのですが、その資料に校正の際のコメントを残したままにしておいたことに関しての指摘でした。コメントを残しておいた結果、その方がプリントアウトしたりプレゼンする際に、コメントが邪魔になったとのことでした。折角がんばってつくったのに最後のところの詰めが甘かったです。

これまで、コメント機能は(ワードでは使っていたのですが)パワポでは使ったことがありませんでしたので、上記のような問題が起きることは知りませんでした。しかし新しい部門では多くの方が資料を校閲するのですが、その過程でコメントを挿入していくのが校閲のスタイルのようです。そこで沢山のコメントがパワポファイルに残るのですが、それを提出前に消しておくべきでした。

後から調べたら、『すべてのコメントを一括削除する』というやり方もあるみたいです。自分が調べた範囲では削除が簡単に出来ました。しかし簡単だからといって偉い人にそれをやらせるわけにはいかず、その一手間が出来るかどうかによって『あいつは気が利く』『気が利かない』という差になってくるのではないかと思いました。そもそも偉い方は(偉くない自分とは違って笑)、プレゼンの成否のインパクトは大きなものになります。その大切なプレゼンの際にシニアを『ちっ!』と苛立たせることが無いように日頃から気を使うことが大切なのだと思います。

以前にも書きましたが、若き日の秀吉が信長のわらじを胸元にいれ温めておいたというその小さな気遣いの有無が秀吉のその後の人生を大きく分けたという逸話があります。同じようにらむ小さな気遣いの積み重ねがその人の印象を作るのだと思います。自分としては、上司やシニアに対しての接し方としては一事が万事だと思っていて、そのレベルでの気遣いが出来るかどうかがこのような点に現れてくるのかもしれません。今回の失敗(という程のことではないと思いますが)を生かして、次回以降はコメントの削除を忘れること無く、良い資料に仕上げていきたいと思います。頑張ります!!


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