メールの誤変換・送信を防ぐために

毎日仕事では大量のメールを打ちます。ということはメールの返信スピードは仕事のスピードに直結するため、メールをいかに早く返信するかが重要です。自分としても判断スピードを上げ、なるべく早く返信することで仕事流れを止めないように気をつけています。

しかし、メールは便利な反面、書き方には注意が必要です。というのは、電話や face to face に比べると感情がうまく伝わらず誤解を招きかねないためです。加えてメールでは直接詳細な説明ができないため、内容が誤って伝わらないよう注意が必要です。特に些細な誤字脱字が間違った意味に取られてしまうことがあるので、注意する必要があります。先日も、『他者に共有しないで下さい』を、『他社』と間違えて打ってしまい、多くの人に誤解を与え、大変なことになりました(汗)。

自分はメールの誤字脱字が多いほうだと思います。その理由は、多くの単語の辞書登録を活用してメールを作成しているため、いちいち全ての文字をタイプしないからです。例えば、『もう』と打てば、『申し訳ございません』、『申します』、『もう一度』と言った変換候補がずらりと出てきます。これにより全ての文字をタイプする時間は短縮しているのですが、この時に変換を間違えてしまっと全く意味の通らない文章ができてしまいます。

このような意味のわからないメールを出すのを防ぐためにはどうしたらよいでしょうか。まず一つ目は辞書変換の質を上げることだと思います。例えば、「申します」の前にくるのは(名前)しかないわけです。つまり「申します」を単独で使うことはなく、『もう』に登録する必要はありません。名前とセットで別の単語と一緒に登録しておくのが間違いを防ぐポイントになると思います。これは誤変換を出してしまった度に、ひとつひとつ辞書登録を最適化していくしかありません。

一方で校閲の精度を上げることも必要です。メールを出す前に実際に口に出して読んでみると、おかしな文面にはすぐに気がつけます。焦っている時でも必ずメールを口に出して読み返す癖をつけ、誤ったメールを出してしまわないようにしたいと思います。またアウトルックでF7を押して、自動校閲をする癖もつけたいと思います。

最後にメール送信のショートカットを使わないのが良いと思っています。メール送信は、送信ボタンを押すか、コントロールキー+エンターキーでも、送信可能です。ショートカットキーはとても便利ですが、カットキーを用いて出してしまう時は焦っている時であり、誤字脱字の頻度が高くなってるように思います。一度このショートカットキーを無効化し、冷静にメールを送信する習慣をつけたいと思います。いろいろ書きましたが、一つ一つはどれも当たり前のことです。正確なメールを相手に打つことで仕事を確実に進めることができるよう、今後しっかりと意識して上にあげたアクションを確実に実行したいと思います!!


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