メールの情報共有で特に気をつけること

自分はプロジェクトマネージャーとして働いています。プロマネとしての仕事はプロジェクトを前に進めること、だと思っています。その中でとても重要なことが、情報共有だと思います。

情報共有と書いてしまうともう耳にタコで、プロマネではなくても誰でも気にしてることだと思います。しかしプロジェクトを上手く回していく上で、必要な人に必要な情報を的確に届けることはプロマネとしての大切な責務だと思っています。そして自分は意外と出来ていないので、注意が必要だと思っています。具体的に必要なアクションとしては、以下の通りだと思っています。

まずプロマネの元には、皆さんから「とりあえずプロマネに伝えておこう」という情報がたくさん集まってきます。こういった情報をタイムリーにメンバーの皆さんに届けることが必要です。この時注意しないといけないのは、そのタイムリーさはもちろん必要ですが、もう一つ必要なのは宛先から必要なメンバーが漏れないことだと思っています。いつも使っているグループアドレスに送るだけでなく、他に情報を伝えるべき人がいないかを常に考えていなければいけません。特に、チームの外から情報が流れてきた時に、必ずしも必要なチームメンバーに情報が届いているわけではありません。情報が必要なチームメンバーがアドレスから漏れている場合には、必要なメンバーを加えて自分からメールを再送するなどするなどの対応が必要です。

さらに自分が気をつけているのは、何かの依頼メールが大勢の宛先に飛んだ時に、実際に誰が対応するべきか不明確にならないようにする事です。多くの人が宛先や cc に入っていると、メールを読まなくても良いと感じる人もいます。流れてくる情報に対し、チームの中で誰が対応するべきかを、(控えめながらも)的確に伝えてあげることが必要なのではないかと思っています。上記のどれもまだ十分に対応できているわけではないので、流れてくる情報に対して的確に対応できるよう、メールを読む際には常に意識をしたいと思います。

 


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