管理の要諦は例外を作らないこと

自分は仕事で日々多くの電子ファイルを作ります。そのほとんどはワードやパワーポイントファイルのですが、ネットからPDF をダウンロードしたりもするので、それらのファイル管理が重要になります。ファイル管理を徹底しないとすぐに所在が分からなくなってしまうからです。

ファイル管理で気をつけていることは二つあります。一つはファイル名のルールを守ること、二つ目はそれらのファイルの置き場所を守ることです。一つ目のファイル名に関しては、181020_PJ名_会議名_バージョン.拡張子、というルールを自分は守っています。他の人が作成したファイルは、2018-10-20となっていたり、プロジェクト名が最初に来ていたり、文書1とかのまま送ってくる人もいますが、なるべくファイル名を付け直して保存するようにしています。というのは自分の中で統一したルールを持つことで、文章探したりソートしたりする際に大きく効率化できると思っているからです。

もう一つ大事な点は作成したファイルの置き場所をルール通りに守るということです。例えばプロジェクトのフォルダであればクラウドに、メールなどの添付のために一時的にローカルに保管するファイルであれば trash フォルダに、作成中の文書は作業中フォルダに、またプロジェクトの最終的な文章はシェアサイトに保存するようにしています。フォルダの構成も互いにMECEとなるように上手く設定する必要があります。

このようなファイル管理を実践するにあたって、大切なことは一切の例外を作らないということです。例えば、自分のデスクトップにはショートカットしか置かないようにしています。しかしそこに一つでもファイルをデスクトップに置くと、そこから次から次へとデスクトップにファイルが増えてしまうのを何度も経験しています。その状態から必要なファイルを探したり、必要なファイルと不要なファイルを選別したりするのには、無駄な時間と労力を要します。

掃除と一緒で、汚く散乱した部屋に新しいゴミが一つ増えても全く気にならないのですが、綺麗な部屋にゴミがひとつ落ちた時にはとても気になる(目立つ)のでしょう。それと同じで、デスクトップ上のファイルもゼロとイチは全く違い、常にファイルがゼロの状態を保ちたいと思っています。ファイルをデスクトップに置かないというのは工夫次第で、全くストレスなくできることです。ファイル名の管理に関しても同様で、全てが同じファイル名形式で保存されていることが、効率的な検索や管理の前提です。今後も、ファイルを保存する際のわずかな一手間をサボることなく、快適な作業環境を常に維持できるようにしたいと思います。


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