会議を終わる前にやっておくべきこと

役割上、会議を主催することが非常に多いのですが、会議の終わり方がとても大切だと思っています。会議は手段であり目的ではありません。会議で目的を達成できれば良いことではあるのですが、会議内ですべてカバーしきれない項目がもちろん出てきます。そのような場合を中心に、会議を通じて目的を達成するための、会議の上手な終わり方についてメモしておきたいと思います。

まずプロジェクトをマネジメントする立場としては、会議の協議・決定事項の要約は非常に有効です。プロジェクトマネジメントでは、会議の目的は話をすることではなく、意思決定し、その意思決定がタイムラインや予算に沿った形で実行されなければなりません。これらを意識して議論の要約することで、議論の抜け漏れを見つけることは稀ではありません。

例えば、決定事項としてA案を採用することが決まったとします。ではA案の実行に向けて、次のアクションは何か、誰がいつまでにそのアクションを実行するのか、どのように進捗を確認するか、アクションの実行(成功)に向けてリスクは無いのか、などを決定事項を要約しながら確認していくことができます。これはすなわち、(1) アクションアイテムを確認して責任を明確にする、(2) 制限要因(予算・タイムライン)を確認し、そして (3) 潜在的なリスクをチームで共有することになります。

このプロセスで、『あれ、次のアクション何だっけ?、誰がやるの?』、『いつまでにやるんだっけ?その期限で最終ゴールに間に合うの?』、『このアクションって本当に実行できるの?バックアッププランは不要なのかな?』などなど、自分自身が要約し説明しきれない点がいくつか出てきます。それにより、議論が不十分だった点や自分が正しく理解できていない点を確認し、フォローアップすることが出来るようになります。

また会議後に議事録を作成しますが、会議の終了前に議論を要約しておくと、議事録はとても簡単に書くことができるようになり、会議後に速やかに送付できるようになります。チームメンバーとしては、(1) 会議の議論を聞いて、(2) 終了前の要約を聞いて、そして (3) 会議後に議事録を読むので、この繰り返しインプットすることにより議論の内容や決定事項ががより強く記憶されることになります。これはチームが決定事項を確実に実行していくための、重要なポイントの一つになりますね。

・・・って、偉そうに書きましたが、実際に上手く実行するのはなかなか困難です。特に英語でこれを実行するとなるとなおさらです (汗)。英語だとなかなか上手くいかないことも多いのですが、なぜ上手くいかないのかを考え、必要に応じて英語表現も覚えておかないといけないですね。。。ということで、日本語ではもちろん英語でも会議を上手く終わらせることが出来るよう、研究を続けていきたいと思います!


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