議事録は会議後24時間以内に出す

プロジェクトマネジメントの役割として大切なことの一つがチームの意思決定を促すことです。そのやり方は色々とありますが、大抵の場合、会議で意思決定を行います。会議をすれば議事録を書きます。議事録について議論をし始めるとそれこそブログ10本分くらいは書けてしますのですが (笑)、今日はそれはおいておいて、議事録を書くタイミングについて考えてみたいと思います。

プロマネを始めた当初は議事録を書くことが苦手でした。そしてそもそも議事録を書くことの意味が腹落ちしていませんでした。そんな状況だったので、なかなか議事録が出せずに、会議をしても議事録を書けずにそのまま闇に葬ったことも何度かあります (笑)。チームの意思決定を促しその意思決定を実行に移すという観点から議事録は強力なツールになるので、プロマネの観点から議事録を出せないのはとてももったいないことです。

といっても、出せさえすればよいというものではありません。議事録を出すタイミングもとても重要です。可能であれば会議の直後に出せればベストです。会議後はメンバーの意識が最も自分のプロジェクトに向いている時間です。メンバーの意識が残っているうちに議事録を送付することで、アクションアイテムの確認など会議後のフォローアップをより確実に出来ます。

一方で品質の担保も重要です。アクションアイテムだけを送付するような場合は会議直後に出すことも可能ですが、自分が書くようなプロジェクト全体の状況がそれなりに把握出来るような構造化された議事録の場合は作成にも一定の時間がかかります。じゃあ、それを踏まえいつまでに出せれば良いのかを考えた場合、早ければ早いほうがよいのですが、少なくとも会議後24時間以内には出したいものです(正直それでも遅いくらいかも)。メンバーが他の会議に出席することで脳のメモリーから自分の会議の情報が抜け落ちてしまっているような状況になってしまう前に議事録は出したいからです。

実際に、24時間以内に出すことが出来ているかといえば、ほとんど出来ていません。自分の場合、深夜会議も多いので直後に出すことはなかなか難しいのも現状です。しかし特に問題なのは、英語の会議の場合に時間がかかることです。英語の場合、英語力の問題で議事録に英語でどう書くかに時間がかかっているのも事実ですが、日本語の場合ほど内容が理解できないこともあり余計に時間がかかります。とはいえ、これは自分が乗り越えなければならない課題であるので、会議後24時間以内に議事録を出すことを自分の一つの課題にしたいと思います。

そう目標を立ててから、アメリカの同僚に議事録を取るのにどれだけ時間がかかっているのかを聞いてみると、『そんなにかかってないよ、30分か45分くらいかな?1時間はかけないね。』とのことです、まじか (汗)。彼女たちにとって英語は母国語なんでそんなものかもしれませんが、すごいですね(自分も日本語だったらできるかもしれませんが)。確かにそのペースで書ければ、会議後24時間以内は楽勝かもしれません。会議の内容やボリュームによりますが、自分の場合は30分は無理ですが、2時間位?でちゃっちゃと書いて、24時間以内に出せるように目標を持ちたいと思います。まあ、これが出来るようになると、一人前のプロマネに一歩近づけるのかもしれません。どうやったら、24時間以内に出せるか、今後考えていきたいと思います。


コメントする

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です