議事録を24時間以内に作成するために

先日、会議の議事録は、遅くとも会議後24時間以内には出したい旨を書きました。しかし、具体的なアクションにつなげなれば、絵に書いた餅で努力目標にしかなりません。そこで24時間以内に出すためには何が必要かについて考えてみたいと思います。

まず1つ目に、会議後24時間以内に議事録を書く時間を確保していなければなりません(当たり前ですが)。しかし油断すると会議を連続して入れられてしまい、めちゃくちゃスケジュールが詰まって会議後に全く議事録を書く時間さえ取れない、ということも起こりかねません。そのため、会議後に議事録を書く時間を確実にブロック(=予め天引き)しておくことが必要です。

2つ目に重要だと思っていることが、そのブロックするタイミングです。会議直後と会議後24時間後では、どちらが会議の記憶が残っているかといえば、当然のことながら会議直後です。つまり、会議直後にある程度まとまった時間を予め天引き(=ブロック)して、議事録を書く時間に当てたいと思います。一晩挟むと記憶も曖昧になりがちです。自分の場合、深夜会議も多いので会議が終わったらすぐにビールを飲んで寝たいことろですが、そこはぐっと我慢(?)して、出来る限り議事録を書き進めたいと思います。というのは、会議後の記憶が残っている時間に書いてしまうのが最も効率が良く、トータルの生産性が最も高くなることは間違いありません。

3つ目に重要なのは、会議の中で議事録で書くべきことを自分で復唱することです。”Let me summarize…”言って下手な英語で決定事項を要約し始めれば、海外のチームメンバーが『いやいや、ちょっと値違うよ。XXX だよ。』と訂正してくれます。それをすかさずメモっておけば、それを議事録に転記すればよいだけです (笑)。あわせて会議の最後にアクションアイテムも確認しますが、これをやっておけば議事録のアクションアイテムをまとめる際にも非常に役立ちます。

最後に大切なのが、完璧を目指さないということです。一字一句齟齬のない完璧な議事録を会議後一週間後に出すより、そこそこの質(=70%の完成度でもいいので)の議事録を会議後になるべく早く出したほうが良い決まっています。議事録はチームメンバーからレビュー(校閲)をしてもらいますので、そのプロセスで100%の完成度になれば良い訳です。最初から100%の完成度を目指す必要なんてありません。スピードと質とのトレードオフですから、なるべく質を高める努力はしつつも、ある程度の質で出してしまうことに慣れたいと思います。


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