最近、仕事もプライベートも忙しくなってきており、タスクが全然進まずに溜まってしまっていて、オーバーフローしてしまっています。やらなければいけないことがたくさんあるのに、全然進んでいません、まずいですね。何度も書いてきたことですが、こういう忙しすぎる時にやるべきことを再度リストアップしたいと思っています。
忙しい状態とは、やらなければならないことが、一定の時間内に終わらない状況です。また複数のタスクの締切が迫っている状態とも言えるかもしれません。そのような状況では、まずどのタスクをやるべきか・手を付けないべきかを決めて、決められた時間内に終わるだけのタスクにのみ手をつけるしかありません。そのうえで、やると決めたタスクに集中することが大切です。そのために必要だと思うのが以下の５項目です。
- 掃除と整理整頓をする
- 瞑想をする
- タスクを書き出す
- やる事とやらない事を決める
- よく寝て、よく休む
(1) まず、忙しい時は部屋やデスクが破壊的に汚くなります。現在も、読みかけの本の山、色々な書類などがデスクの上に散乱しており、キーボードの置き場しかなくなるくらいす(汗)。そうなると掃除も出来ずにホコリだらけ。こんな状況では、正直気が散って、何かに集中出来る状態ではありません。とにかく、デスクの上にキーボードとマウスとアロマポット以外には何も無い状況を目指します。あわせてパソコンのデスクトップにも色々な書類が散乱している状況も似たようなものですね。どこに何があるか分からんし、気が散って仕方ないので、こっちも片付けます。
(2) 物理的な状況の整理をした後は、心の中の整理整頓をしたいです。忙しい時にはタスクを終えなければならないプレッシャーや焦りを感じています。このような状況ではやるべきタスクに集中することが難しいと思います。なので、瞑想アプリを使って心を落ち着け、タスクに集中ができる状態を目指します。
(3) その上で、まず何をやるべきかのタスクを全て書き出したいと思います。忙しいときは視野が狭くなってやるべきタスクが明確になっていないまま、漠然とした不安やプレッシャーを感じている状況です。まずは何をやらなければならないかを書き出して全体像を把握することで、正しく不安がる・正しくプレッシャーを感じることに繋がるのではないでしょうか。
(4) タスクを書き出したら、次にやるのは優先順位付けです。(3) で書き出したタスクを優先順位順に並べます。この時に大切なのは、やらないことを決めることです。劣後順位ですね。『ドラッカーは経営者の条件』の中で劣後順位の決定が難しいけれども重要であることを述べています。全部のタスクが物理的に終わらない状況なのだから、全部は出来ません。だから本来『やらなければならないこと』だけど敢えて手を付けないタスクを決めないといけませんが、やらないことで問題が起こったらどうしよう、などの不安が生じ、この決定には勇気がいります。しかし、勇気を持って、やらないタスクを切っていくことが必要です。
(5) その上で、やると決めたタスクに残った自分のリソースを集中させることで、なんとか忙しい状況でも必要なパフォーマンスを維持できるのだと思います。しかし、集中ということが大切なのですが、忙しい状況では身体的・精神的に追い詰められていることが多く、なかなか集中が出来ません。この状況を乗り切るには、集中できるコンディションを作っておくことが必要ですが、一言でいえばちゃんと寝ることです。忙しいと深夜残業をしがちですが、寝ないことには翌日のパフォーマンスが大幅に落ちて集中出来る状況にはなりません。だから、無理せずに早く寝て、翌日頑張って集中する、というサイクル目指したいと思います。
と、まぁ当たり前のことをダラダラと書いてしまいましたが、現状は (1) – (5) のどれも上手く出来ていません。そりゃー、仕事が溜まってしまうわけですね (汗)。(1) – (5) を順番に取り組むことで、現状を打破したいと思います、また明日から頑張ります！！
