会議中の議事メモを上手く取るには?

自分は仕事柄、会議を多く主催しますので、その分議事録を書く機会が非常に増えています。そのため会議中は会議のファシリテーションをしながら、議事録を書くためのメモを取らなければなりません。自分はこのメモが非常に下手です。

会議中に一生懸命メモをとるのですが、いざ議事録を書こうとしても残念ながら役に立ちません。結局は、会議中に録音した音声を聞きなおすことになり、二度手間になってしまいます。このような問題をなるべく防ぐように、上手にメモが取れない原因を考えてみたいと思います。

まず自分が発言しようとすると、メモをする手が止まってしまうことが問題です。英語の場合は、こういうことを言いたいなと考えている時点で手が止まってしまいます。そうなると、ますます後から見て内容がよく分からなくなってしまいます。

二つ目の問題点は、議論のポイントを抑えるのが下手なことです。つまり、全体の発言のどの部分をメモするべきなのかが理解できていないことがあります。議事録として大切ではないところだけがメモできて、肝心のポイントの記載がないというメモが出来上がっています。こうなってしまう理由は、議論の概要が事前に全部理解できていないからです。これは、ある意味では経験不足という仕方がない面もあるのですが、徐々に改善していかなければなりません。

三つ目の問題点は、発言した言葉をそのままメモしている点です。全部書き取れるわけではないので、単語単語だけが断片的に記載されており、後から見返しても理解できません。加えて、字が汚いこともあって、後から見返しても意味が分かりません(汗)。これを解決するために、発言者は何が言いたいのかを即座に簡潔にメモしたいと思います。もっと言えば、『つまりそれは、○○ってことでよね?』と質問して確認しながら、メモをしても良いのではないでしょうか。または会議の最後などに「今日のポイントは三つあって◯◯です。」というようなサマリーを自分に課すことで、なるべくポイントを押さえる努力に繋がると思っています。

以上のように考えると、必要なのは単にメモをとる能力というよりは、会議のポイントを押さえまとめる能力が必要だとも考えられます。ということは、上手なメモをとるよう意識することで、よりポイントを押さえた会期運営へのトレーニングにもなるかもしれません(無理やりですが汗)。引き続き、会議での効率的な意思決定を目指して、頑張ってきたいと思います。


コメントする

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です