英語での電話会議のイロハ (1)

(書き出せば長くなってしまうのですが一言で書くと笑)いろいろあって、毎週英語で電話会議をしています。その度に英語での会議の司会やファシリテーションなど、会議の進め方が分からなくて困っています。ですので、毎日の会議の中で困ったことや学びをこのブログにちょっとずつ書いていきたいと思います。

まず会議を始める前なんですが、自分の場合、多拠点を繋いで会議をすることが多いです。アメリカと日本の拠点数サイトとあとはシンガポールとヨーロッパと・・・みたいな感じです。そうなるとまず誰が参加しているかの把握からしなければなりません。

英語に限ったことではなく日本語での電話会議でも必要なことでしょうが、まず会議の参加者を確認し、会議中に誰が喋っているか、また誰が喋っていないかを把握しておくことは大切です。電話会議ではなく対面の会議であれば、参加者の皆から意見が聞けるようにしているはずです(ということを聴覚と視覚から気が付くことが出来ます)。でも電話会議だと声だけを頼りにそれを実行しなければならないので、難易度が一気に上がりますね。

ということで、電話会議を開催するときは、とにかく始める前が大切です。まず自分が電話会議に入った時に誰かいるかどうかを確認することから始まります。電話会議が繋がった瞬間に(変に間を取ることなく!!)元気に次のように言いたいものです。

Good morning, this is XXX (名前) from Osaka. Who is on the call?
大阪の XXX(名前)です、どなたが入っていらっしゃいますか?

そうすると、同じように

Good morning, this is YYY (名前) from Singapore.
シンガポールの YYY(名前)です。

と帰って来るので、すかさず、

Hi, YYY, thank you for joining!
やあ、YYY(相手の名前)、参加してくれてありがとう!

ってな感じで、事前に電話会議に入っている人を確認しておけば安心ですね。会議の開始前って緊張していることもあって簡単には出来ないのですが、でも何事も最初が肝心なので、一発目は元気よくいきたいものです。英語自体は超カンタンな中学生英語(最近のカリキュラムでは小学生かな?笑)なので、自信を持って元気に言えれば、それで問題ないでしょう。

反対に主催者が会議に入っているのに、いつ始まるのか分からない気まずさが電話会議の参加者間に漂ってしまうと、それだけでマイナスからのスタートになりかねません。注意が必要ですね。。。ということで、明日も英語の電話会議があるので、元気よく参加者の確認からスタートしたいと思います!


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