会議のチェアをするために必要なことは

会議主催のノウハウについて、自分がいま思うところを書いておきたいと思います。まず何より、会議設定をした主催者が会議をリードし、会議の結論をまとめ議事録まで作成しなければなりません。そのような前提では、自分が結論まで導く自信のない(決意のない)会議は主催を引き受けてはいけないということです。会議のロジ的な調整はしても、チェア(リード)は別の方にやってください、というように事前に頼む手筈をしておかなければならないと思います。

特にファシリテーションを行わなければならないような会議では、内容(少なくとも大きな枠組み)を全て理解した上で議論を進めることが前提になります。しかしながら今の自分は、出席者の発言の真意や発言の意図、場合によっては発言そのものがうまく理解できない場合があります。もちろん実際に自分が会議のファシリテーションをするとなれば、事前に準備をしていきますし、予備知識も勉強して、なるべく会議全体を理解しようとはします。しかしながら、あまりに専門分野が違ったり、自分の理解が及ばないような議題の会議の場合は、ファシリテーションを辞退するのが責任ある行動だとも思います。

というのは、会議のファシリテーションは、ある程度は着地点を定めておく必要があるからです。さもなければ、場の流れや声の大きい人の意見に容易に流されてしまいます。であるならば、いま自分達がどこにいて着地点に向かうためにはどうしたらよいのかを、会議中に常に理解しておかなければなりません。つまりその意味でも、自分が内容を理解しておくことは必要です。

自分の場合は、会議の内容を理解していない場合でも、教育の意味でチェアを任されることがあります。そのような場合は、もちろん喜んでチェアを引き受けます。しかしながらそのような場合は、自分にチェアを任せてくれた会議のオーナーと着地点について合意しておくことは、少なくともやっておかなければならないでしょう。

そのようなオーナーの方はお忙しい方が多いので、なかなか時間をとっていただけません。ですので、オーナーの意向を確認するひと手間をサボりがちです。自分はこの点での失敗が多いと思っています。どれだけ会議に準備して臨んでも、最終的にオーナーの意向と大きくずれていては、満足いただける結論を出せるはずはありません。

根回しと書くと、日本的で非生産的なものに聞こえてしまいます。しかし会議を成功させるための下準備という意味では、海外の同僚も同じようなアプローチを取っているように感じています。せっかく頑張って準備するのだから、このひと手間をサボらないようしっかりと意識していきたいと思います。がんばります!


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