可能な限り文章作成の二度手間をなくす #1228

仕事が溜まってしまし、キャパオーバーになって、もうどうにも首が回りまらない状態です (汗)。そんな自分が仕事のやり方について書いても説得力が全く無いのですが、最近下がっている仕事の生産性を再度高める目的で、仕事の進め方について理想とするところを書いておきたいと思います。

まず自分としては、超絶に速いスピードで仕事を進めることで仕事量で他を圧倒し、かつ仕事の出来具合ののバラつきを無くして一定の質を保つ、ということが理想にしています。そのような場合に最も避けなければならないのは、二度手間になるような仕事の進め方です。

自分にとって仕事のどこが二度手間になっているかを考えてみると、文章作成や資料作成などが挙げられます。一番わかりやすい例で言えばメールです。自分は(規模だけは)大きな組織で仕事をしているため、多くの人と一緒に仕事をしているため数多くのメールを受け取り、かつ自分も発信をしています。仕事をしていく上でなくてはならないツールになっていると思います。文章や資料の作成はデスクワークが中心の自分の仕事の大きな割合を占めます。

しかし例えばメールの文面をよく見てみるなら、毎日、ほぼ同じようなことを延々と書いています。しかも全部合わせると、一日あたり一時間くらいはメールソフトを触っているのでないでしょうか。『よろしくお願い致します』だったり『ありがとうございます』だったり、『取り急ぎ、メールにてご報告いたします』だったり、それぞれの状況は違うのですがやっている作業は本当に繰り返しです。

もちろんある程度のフレームワークの意識や辞書登録などはすでに実施していて、自分としては同僚に比べると十分に速いレベルでは対応できているつもりではあります。しかし、そのレベルで満足かと問われると決して満足はしていません。超絶速いスピードを目指していくために、徹底的に二度手間を避けるための効率化を図るべきですね。

自分の文章作成が遅くなっている理由は大きく分けると3つあります。一つ目はそもそも取りかかりを先送りしていること、二つ目は何を書くべきかを迷っているところ、三つ目は実際に文章の入力で時間がかかっているところ、でしょうか。

まず一つ目は論外で第一領域の仕事にはとっとと取り掛かるべきです (汗)。二つ目は何を書くべきかの枠組みを予め決めておくのが良いのでしょう。『大体、こんな感じ』ではなく、標準的な枠組みを明確に決めて、そこから必要に応じて逸脱する方が仕事を早く出来ると思おます。三つ目はさらなる徹底的な効率化が可能で、辞書登録をさらに進め、ショートカットを登録し、作業が律速にならないようにしておきたいと思います。

というように超絶に速いスピードで仕事が出来るようになると、一つ目に挙げた『先送りしたい』という気持ちさえ小さくなってくれるように思います。そうすると仕事が炎上する確率が減り、きっと仕事の難易度も下がり手間も少なくなる『好循環』に入れるように思います。と、偉そうに色々と理想を並べてしまいましたが、現実はヒドいものです。少しでも理想に近づけるよう、効率化のための時間を天引きして、一つずつ対応をしていきたいと思います!


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