会議システムの準備にも気を抜いてはダメ!

今日、社内で多くの社員が集められ、非常に重要な発表が行われました。この発表は、自分たちのオフィスだけではなく、その他のサイトをテレビ会議で結んで行われました。内容の重要さはさることながら、そのプレゼンテーションも素晴らしく、プレゼンターがこの発表に非常に準備をして臨んでいることが理解できました。

そんな中、とても残念だったのが、テレビ会議システムの不調です。前半部分は非常によく聞き取れたのですが、後半はシステムの不具合の為、内容が良く分かりませんでした。IT担当のスタッフの方や、プレゼンターも必死になって、機器の調整をされていましたが、結局最後まで問題を解決しませんでした。

まあ正直、システムや設備の不具合なので、仕方がないところもあると思います。しかしながら、自分の抱く今回のプレゼンテーションに対する思いは、決して良いものではありません。内容が聞き取れない事に対する、大きなフラストレーションを感じました。特にプレゼンテーションが素晴らしかっただけに、もったいないです。システムの不具合であたふたとしているプレゼンターの様子は、決してプロフェッショナルとしては映りませんでした。

こういったシステム等に対しては、「失敗したら台無し」とか「うまくやって当たり前」と言う期待があります。だからこそ、自分が発表する際には(内容は当然のことながら)これらのシステムで絶対に失敗したくないと思います。それにはリハーサルや、万が一不具合が起こった際のバックアップなども含め、準備が必要だと思います。

そういえば、自分がアメリカの研究所に居る時、向こうのシニアも日本との会議の際には、会議中もシステム担当者を常に待機させていたように思います。日本との会議なので、現地では夕方や夜からの時間も多かったですか、それでも万が一に備えて、システムスタッフが帰宅することを許していませんでした。

自分としては家族との時間を大事にするアメリカ人が、その時間を犠牲にしてまで、このように会議に備えていることを知り、感銘を受けました。シニア曰く「絶対に問題が起こらないシステムが作るために、スタッフがいる。問題が起こらないのであれば、もちろん帰ってもいい」との事ですが、成果主義・結果重視のアメリカらしいな〜、思いました。

普段は、大雑把というか適当な(笑)アメリカのスタッフでさえ、会議の進行のための環境作りには非常に気をつかっていました。であるならば、自分たちは当然ながらもっと気を使わないといけないと思います。システムはたかがツールなんですが、そこで失敗しないように気をつけたいと思います。がんばります!!!


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