会議はチームの重要な意思決定の場であり、プロマネとしてプロジェクトを前に進めていくうえで非常に有用なツールです。ですので自分は会議には非常に気を使っています。会議での効率的な意思決定はもちろんですが、チームメンバーが意思決定に納得してもらえるよう気を配っています。
特に参加者が納得できるような会議の進め方というのは、プロマネが考慮すべき大切なひとつの要素だと思います。そのためには会議の冒頭に、参加者に会議の進め方について納得してもらわなければなりません。いつも自分が会議で忘れないように気をつけていることは、会議の開始前にアジェンダを紹介し、ゴールと進め方について合意するということです。
当然のことながら、アジェンダは事前に配布しますし、参加者からの事前のインプットを受けてアジェンダを組み直します。しかしながら念の為に、会議の冒頭で追加の議題がないか確認をするようにしています。このように会議冒頭でアジェンダを確認することで、参加者がその会議で何を決めなければならないのかを理解できます。さらにアジェンダにチームメンバー全体で合意することで、チーム一丸で合意形成をしていくことことを目指す雰囲気ができると思います。
まずアジェンダを提示し、続いて今日の会議のゴールを提示し、アジェンダに対してチームの合意を得ます。それに加えて、チームから追加で議論すべきことがないかを確認しておくことも重要です。そうすることでアジェンダに対してのメンバーの納得感も増すと思います。ただ単に、以下の一言を付け加えるだけです。
お示している以下のアジェンダ以外に、このチーム Mtg の時間を使って、話しておきたい事はありますでしょうか？
自分の会議の進め方を振り返ると、アジェンダや会議の目的を十分に確認することなく、会議の本題に入っていることがあります。アジェンダに合意することが大切なのは知識としては理解できていますが、なかなか実行は出来ていません。できるかどうかは習慣の問題だと思うので、自分が会議をファシリテーションする時には、なるべく意識して実行したいと思います。頑張ります。
