仕事で英語を使うことが日常になっています。というのはチームメンバーは海外の人ですし、さらに上司もアメリカ人になりました。だから英語を使ってのコミュニケーションは必須ですが、英語が下手なのでコミュニケーションに時間がかかるのが悩みです。
特に時差の関係からメールでのやり取りが頻繁にあります。仲間に対する気軽なメールなら良いのですが、偉い人、よく知らない人、さらに大勢の受信者にメールを打つ場合などは、それなりに時間がかかってしまいます。実際に Google などで表現を調べては書き、書いては消して繰り返しているうちに、あっという間に時間が経ってしまいます。
もちろん、上記のような手探りでのメールのドラフトを繰り返してるうちに、それなりに表現も覚えてきて以前と比較して英語のメールを書くのは早くなってきました。しかしながら、それでも時間がかかっています。もっと仕事の生産性を上げなければならないと思っています。どのような対策が必要でしょうか？
ことメールに関しては、英借文で十分だと思っています。英借文とは作文ではなく、文字通り既にある文章をパクってくることです。テンプレートをそのまま使うことで、メールにかかる時間を大幅に削減することができます。それではどこからテンプレートを持って来れば良いのでしょうか。Google で表現を検索したり、英作文サイトももちろん使うこともできますが、最も良いのは同僚からのメールをストックすることだと思います。
海外の同僚と仕事をしていると、毎日、大量の英語のメールを受信します。これをテンプレートに使わないではありません。自分が英語のメールを書きたいと思った時、そういえば同じような文面のメールを受信したことがなかったか、まずは検索するようにしています。この時に大切なことは、メールを別のフォルダ等にコピーしておいて、また次にメールを書く際に使えるようにしておくことです。
二度あることは三度あるわけですから、三度目には時間をかけることなく対応できるよう準備をしておかなければなりません。例えば会議の招集依頼、会議資料の事前送付、さらには文面のレビューの依頼などは、テンプレートで十分です。このようなメールをストックするひと手間をサボることなく地道に積み重ねていけば、きっと微差が大きな差となって、自分に帰ってくることでしょう。ということで早速デスクトップにメールテンプレートフォルダを作ったので、これはという文面をどんどん蓄積し、今後につなげていきたいと思います！
