会議前に議事録を作成する?

自分はプロジェクトマネージャーとして働いているので、会議を非常によく主催します。会議まで一連のプロセスは以下の通りかと思います。意思決定するべきことの確認、意思決定に必要な参加者の同定、会議案内の送付、アジェンダの設定、会議までの前のアクションアイテムの送付、会議の進め方の下準備、などを経てやっと本番の会議を行うことができます。会議が終われば終わったで、やることがたくさんあります。決定事項とアクションアイテムを確認し、これらを議事録にします。アクションアイテムが実行されるかどうかを定期的にトラックし、必要に応じてチームメンバーに催促することも必要です。

そんな結構手間のかかる会議の準備とフォローアップですが、それなりに楽ができる方法を試しています。それは、会議のアジェンダの設定、会議の進行の下準備、さらに議事録の作成を、会議前に一気に行ってしまうことです。具体的には、会議のアジェンダの作成の際に、会議で発表予定のアイテムを議事録として作成し、会議ではそれを映写しながら説明することです。

この方法は、発表者が自分である場合には特に有効です。自分が多くの情報を持っているわけですから、それを事前に議事録として書いてしまい、会議ではその通りに発表をすれば良いのです。もちろん会議ではメンバーからの追加のコメントなどもあるでしょうから、議事録の追記や修正は必要ですが、それは会議中または会議後に修正すれば良いだけの話です。

会議は意思決定をするために設定するわけですから、あらかじめ意思決定に必要な情報を事前に準備する訳ですから、それらを議事録として準備しておくことは可能です。もちろん、会議がどのように進むか全く想像もできないような状況では、議事録は事前に作成する事はできません。しかしそのような場合はまれなケースであり、もしも全く想像ができなければ、事前に参加者と進め方について相談しておくことが必要かもしれません。

自分が内容を熟知してる会議などでは、このような対応は不要かもしれません。しかし自分は、新しい仕事についての経験も理解もまだ浅いので、これらの弱点を補うために事前の議事録作成を取り入れていきたいと思います。このやり方は(英語が苦手な自分にとって)英語での会議で特に役に立つことも気が付きました。この方法で明日の英語会議も乗り越えていきたいと思います!!

 


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