降ってくる雑務に対する対処法 #1309

先日のセミナーに参加した際に、組織で働く際の悩みについて雑談する機会がありました。色々な悩みや“あるある”の紹介があったのですが、中でも最も共感を生み盛り上がったのは『降ってくる雑務を如何にして処理するか』というものです。

組織で働いてると、お互いに仕事を分担して進めていきます。特に日本的な年功序列の官僚的組織に属していると、上からの依頼が伝言ゲーム式に降りてきてしまいます。会社員である以上は好きな仕事だけやっているわけにもいかず、いやいやながらも対応をせざるをえないこともあるのですが、どうしても我慢ならないのが『これやって何の意味があるの?』という意味不明の雑務が降ってくることです。

管理職もメールの転送をして安心しているのでは無くて、どこかで『この雑務は無意味だからやらんで良い!』と伝言ゲーム(不幸のメール笑)を断ち切るか、その仕事の意味を伝えることを部下に伝えることとセットで行うべきだと思います。じゃないと幹部社員の意味無いじゃん!と思ってしまいます(と、自分は外野から好き放題に言ってますが、実際にその立場になればきっとまた違う難しさがあるのでしょうね)。

そんな無意味な依頼に対しては、二つの理想的な解決策があるようで、まず一つ目は全力で逃げるということです。まずこのような依頼を受けても、殆どの場合は何も生み出さないので受けた時点で失敗です。であれば、どんな理由をつけてでも、このような依頼からは全力で逃げなければいけません。こう言ってしまうとヒドい社員のように聞こえてしまうかもしれませんが、自分の活動時間は限られています。その限られた時間を少しでも患者さんのために有効に使うことが出来るように、そこに繋がらない時間は極力削減しなければならないのは当たり前のことです。会社員ですので給料をもらっている以上、もし暇ならば雑用だって喜んでやるべきでしょうが、そんな暇は決してないことは理解しておかねばなりません。

二つ目のアドバイスは自分にとって意外だったのですが、『泣く泣く引き受けてしまったなら、全速力で仕上げる』というものです。これは一見意外そうに思えますが、よくよく考えれば以下の点で非常に合理的です。まず単純に早く返すことで依頼者に喜ばれるということ、それに加えて早く返していれば不完全であっても怒られないということです(不完全なのは急いでやっているから、という理由にならない理由が付けれます)。以上から、すぐに結果を返す限りは、質の低い仕事を返しても怒られる可能性が下がる、という結論に至ることができます。先方としても、締切り直前にこの対応であれば困ってしまうでしょうが、時間があれば挽回も効きます。

『やっても仕方が無い仕事』であるならば、なるべくその仕事に割く工数を削減すべきで、時間のない自分にとってはこの二つの対策は今以上に身につけていかなければなりません。このようなオプションを駆使してなんとか時間を浮かせ、自分が信じる仕事に対して自分のリソースを投入していきたいと思います。患者さんは待ってくれず時間がありません、なんとか頑張りたいと思います!


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