先月、あるセミナーで欧米人がよく使う「説明のためのフレームワーク」を学びました。PREP （プレップ）と呼ばれるこのフレームワークは、 Point、Reason、Example、Point の各頭文字をつなげたものです。日本語訳するならば、結論、理由、具体例、結論（繰り返し）といった感じでしょうか。欧米では（特にアメリカでは）このようなフレームを使って話すトレーニングをされているとのことです。例えば。。。
私はオフィスのペーパーレス化を進めた方が良いと思います（point）。ペーパーレス化により、オフィスの余分な書類が不要となり、書類を保管しているスペースの費用が不要になります（ reason）。もしも今年度完全にペーパーレス化を進めれば、オフィススペース費用〇〇万円の削減が可能です（ example）。以上から、私はオフィスのペーパーレス化に賛成します（point）。
まぁ確かにビジネスでの説明は「結論が先！」と言いますし、自分も結論から説明するように心がけます。しかし、海外との同僚と仕事をする上でのポイントは、彼らからしたら当然この順番で話してくるだろうと思っているということです。逆に言えば、最初に理由（言い訳）なんかを持ってきてしまうと、欧米人の思考パターン準備とは異なる順序で説明することになります。これでは意図的に分かりづらい説明をするようなものです。
つまり海外の同僚との仕事では、「結論が先の方が良い」というような感覚では全く不十分です。「PREP の順がマストである」という感覚で会話をしなければなりません。自分は言いにくいことを言う時などは特に、言い訳から説明に入ろうとする場合があります。しかしこの場合、相手に自分の説明を理解されないリスクがあります。ましてや自分の下手な英語での説明ですからこのような余分なリスクはなるべく避けたいと思います。
もちろん、相手にとってネガティブな内容を説明する時などは必ずしも point から入らない方が良い場合もあるでしょうから、時と場合により使い分けることは必要です。しかしながら、基本的に prep を使って説明していくということを今後は実行したいと思います。英語での説明はもちろんですが、日本語での説明の際にも特にビジネスでは有効だと思いますので、まずは PREP のフレームワークを使ってみたいと思います！！
