仕事メールの即時返信に挑戦中です!

以前に何度かこのブログで書いた通り、仕事のメールはその日の内に返信する、すなわち『宵越しのメールは持たない』ことを自分の中のルールにしています。これも完全に実行できているわけではなく、メールを溜めてしまい返信を先送りした結果、お怒りの催促メールがどんどんメールボックスに溜まってきたり、大切なチャンスを逸してしまったりしています (汗)。そのため、自分の先送り癖をなんとか封印するためのトレーニングとしても、メールの即日返信のルールと日々戦っています。

絶対に先送りしない例外のないルールを作る

しかし、先日参加した赤羽雄二さんのセミナーで色々とお話をうかがった結果、即日くらいじゃ甘く、即時返信できないとダメなのではないかと感じました。そこで、何故メールを先送りしてまうといけないか、先送りすると何が起きるかをまとめておくことで、自分も即時返信できるようなマインドセットに切り替え、実際に即時返信で問題を未然に防ぎ、そして多くの潜在的なチャンスを手に入れたいと思います!

まず即時に返信することで、相手のレスポンスも早くなることが期待でき、仕事の全体が早く進むことになります。その結果としてPDCAが数多く回すことになり、仕事の生産性を向上させることが出来ると思います。また即時返信は『あの人は仕事が早い』という印象に繋がるでしょうし、逆に遅ければ『いつまでも返信しない人』ということで信頼を失ってしまうかもしれません。加えて、早期に返信していくことを繰り返すことで、仕事にスピード感が出てくるのを感じることができると思います。これにより自分がドンドンと加速していく感覚を持つことが出来ます。

先送りしてしまう時は、一度メールを見て後で返信しようと思ってでも先送りし、また後になってメールを読んで後で返信しようち思ってでも先送りして、を延々と繰り返すのですが、 その度に『返信しなければ、でも面倒くさい、だから先送りしよう、あぁまた先送りしてしまった(自己嫌悪)』というプロセスをメールを読む度に繰り返し、どんどん負の感情を蓄積することになっています。これは本当に勿体無いです。しかしこの負の連鎖はなかなか止めれません。というのは、一度先送りしてしまうとその罪悪感が薄れてしまうため、二回目三回目も同じように『まぁいいか』と思ってしまい、歯止めが効きません。だから一回目に先送りしないで進めることが出来るかどうかが勝負になります。

自分に先送りの意図が無くても、判断の難しい案件などでは判断が出来ずに結果として先送りしてしまうことも出てきます。判断の難しい案件はその意思決定にエネルギーを必要とします。だから自分のエネルギーが残っている内に意思決定をしてしまわないとならないのでしょう。この意味でもまだ元気な朝のうちならともかく、体力的にも精神的にも疲れがでてくる夜まで判断を先送りしてしまうと、ますます判断ができなくなり、結果として『明日でいいや』となってしまいがちです。

以上を踏まえると、(仕事の)メールは読んだその瞬間に絶対に返信をすることを自分の中で絶対に守るべきルールにしたいと思います。判断の難しい案件であっても仮の答えなどをだすなどその瞬間に意思決定することにしたいと思います。反対にその場で返信したり、意思決定できない場面では、むしろメールを読まないことにしたいと思います。確かに今の自分にとっては難しい習慣ですが、やっていればそのうち当たり前になってくるのだろうと思います。(自分と基本スペックが天と地も違うとはいえ)赤羽雄二さんをはじめやっている人がいるということで、自分もトレーニングをすればそのうち出来るのではないかと根拠なく思えてきます。ということで、今日から即時返信をしたいと思います、頑張ります!(といいつつ、まだメールが帰ってこないとお怒りの同僚の皆様、温かい目で見守ってください汗)


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