メール対応に関するルールを設定しておく

最近、全然書けていなかったのですが、久しぶりに自分の教科書シリーズ。当たり前のことでも言語化しておくことで、自分の行動の精度を上げ、自分を律したいと思っています。実際に文章通りの事ができているかどうかは別として (汗)。

今日はメール編を書いておきたいと思います。自分はメールが苦手なのですが、そうはいってもメールは仕事の中心になっていて、もはやそれ無しでは済ますことが出来ない状態になっています。メールの対応に自分の時間の多くを取られていて、この対応の善し悪しや上手い下手が仕事の成果を大きく左右するはずだと思っています。メール対応を上手くこなし仕事で成果を出すためには、成果を出せる行動基準を明文化しておき、その基準に従って例外なくブレなく淡々と(何も考えず一心不乱に)実行することが必要なのではないかと思っています。まぁ、これは何もメールに限ったことではないのですが。

ということで、メールの対応のルールですが、(1) 何よりもまず、絶対に返信を先延ばしすることなく読んだらすぐに返信をする、ということです。出来れば送信から二時間の返信が理想だと思っています。(2) メールのやり取りは自分が最後に終わるようにしたいです。特別な事がない限り、メールが来る限りは返信し続けます。返信しないのはありえないです。(3) 超絶に急ぎの案件を除いて、用件のみのぶっきらぼうな対応は避けたいと思っています。何か一言、プラスアルファの言葉を添えて、返信をしたいと思っています。(4) すぐに回答できない案件に対しては、『メールを拝見いたしました。こちらで確認(検討)の上、改めてご連絡を差し上げます。』というような受領の連絡はしておきます。(5) 上記  (4) のようなすぐに回答できない案件に対しては、そのメールは既読にした上で別途フラッグを立てて、絶対に回答を忘れない状態にしておきます。(6) 基本的にメールで必要十分な情報をやりとりしていくのですが、もしもメールで事態がこじれてしまったらすぐに電話か対面での対応に切り替えすぐに事態の収束を行うべきだと思います。(7) 以上の通り、来たメールはその日のうちに即時返信して、宵越しの未読メールは絶対に持たないようにしたいと思っています。じゃないと気持ち悪いですし、これさえ出来れば最低限の仕事が出来たと考えて良いと思っています。

と、(いつもの事ながら)全く出来ていないことを偉そうに書いてしまいました (汗)。しかし、こうやって書くことで衆人環視の力で自分が逃げれなくなることを狙っています。まずは明日からの現場において、習慣の定着に向けて1つずつ実行していきたいと思います。頑張ります!!


1件のコメント

コメントする

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です