長文の文章作成の際に役に立つワザ

仕事がらマイクロソフトのワードを使って長い文章を書くことが多いです。英語の論文もそうですし、学位論文、社内のレポート、各種報告書、いろいろと書いています。長い文章は作成に複数の関係者が関わることがあるため、何度も校閲・校正を受けます。色々な人が変更していくと、どこを変えたのかが分からなくなり、元の情報が失われかねません。そのため変更履歴は残したいものです。

この変更履歴の保存はとても大切です。ワードに元から付いている変更履歴の記録の機能を使って記録していくこともできますが、複数人での校正になるとその変更履歴も膨大になるので使いにくくなります。そのため結局のところ、バージョンごとに名前を付けて別名保存するに限ります。

しかし、自分が校正する際についついやっちゃうのが、「 Ctrl + S 」を使って上書き保存してしまうことです。この作業は小指と中指がすでに覚えてしまっているので、無意識で押してしまいます。その結果、残しておかなければならないバージョンもそのまま上書き保存してしまっています (汗)。冷静になれば「名前を付けて保存」しなければならないということは分かっているのですが、つい「 Ctrl + S 」を押してしまうというのが実際のところです。加えて、いちいち新しいファイル名で「名前を付けて保存」をするのは面倒だと感じる場面もあります。。。

と、いうことを思って試行錯誤した末にたどり着いたのが、ショートカットと単語登録の利用です。ワードだと 「 Fn + 12 」が、「名前を付けて保存」のショートカットなんですね。これを無意識に「 Ctrl + S 」をするのと同じくらい自然に使えるまで何度も意識して使いました。

新規のファイル名は「Google 日本語入力」で簡単に作成出来ます。「きょう」と入力して変換すると「2016-05-30」と変換してくれます。この後に、例えば「aaa」という単語に「_学位論文原稿」という単語登録をしておけば、「きょうaaa」と入力し変換するだけで「2016-05-30_学位論文原稿.docx」という新規ファイル名を簡単に作成することができます。サル知恵ですが意外と使えますよ (笑)。

もちろんこれまでも 「 Fn + 12 」が「名前を付けて保存」のショートカットであることは知ってましたし、使ったこともありました。別に今更ここで敢えて取り上げる必要もありません。しかし、別名保存しようと思った時に無意識に「 Fn + 12 」が出てくる状態には繋がっていませんでした。

こういうのって「知ってはいたけど実行できていない」状態ですね。ダメじゃん、こう事例は本当に多いです。単なる知識として持つに留めておくだけではなく、身体知化するまで自分に叩き込まないとダメですね。必要なことは何度も繰り返し叩き込むことで、身体知化までつなげていきたいと思います。頑張ります!!!


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