会議を極めるトレーニング

新しい仕事をするようになってから、自分が会議を主催する機会が非常に増えました。当然ながら、会議には開催する目的があり、その目的に沿った落としどころを目指していくわけです。ですので、会議に参加する人より会議を主催する人の方が、より会議の目的について理解していなければなりません。そういった訳で自分が会議を企画するからには、どのように進めていかなければならないか、議論には誰が必要で誰が邪魔か、最低限の落としどころはどこか、などについて事前に良く考えていなければなりません。

自分が以前の部署にいて、専門性を発揮出来ていた時には、上記のアクションも意識せずに自然に実行出来ていました。仕事についても、参加者・人についても、また大体の落とし所についても、それなりに見当がついていました。だから事前に意識して準備することは不要だったのだと思います。

ところが、新しい部署ではそうはいきません。参加者の人柄、癖、人間関係、思惑などは知りませんし、それまでの組織や会議の歴史なども知りません(例えば過去にどのような意思決定プロセスがあったのかなど)。また、大体の落としどころなどといった勘(土地勘)なども持っていませんので、どの辺に落とせばいいのか正直良く分かりません。

だからこそ、そのギャップを埋めるためにしっかりとした事前準備が必要になります。自分の周りのベテランの同僚にとっては慣れた簡単な会議であったとしても、自分には何も分からない初めての会議であることはザラにあります。そのため、周りの人よりも準備に時間がかかってしまうのは仕方のないことでしょう。仕事が遅かったり、残業が多くなったりするのは、その意味で仕方のないことです(しかしまだ工夫の余地はありますが汗)。

しかしながら、物事の良い面を(無理やりに)見ようとするならば、ベテランの同僚が無意識でやっている意思決定のプロセスを、自分はメタ認知できることになります。自分にとって当たり前ではないからこそ、いちいち行動を言語化して、チェックリストを作って確認し、自分の準備不足で失敗して反省することを繰り返しています。これはまさに、自分が全く土地勘のない業務での意思決定のプロセスにおいて、きっと役に立つでしょう。そのように考えると、残業したり家に仕事を持ち帰って、明日の会議についてあれこれと考えているのも、決して無駄なことではないと思っています。自分のトレーニングだとポジティブに捉えて、今やるべき準備にしっかり取り組んでいきたいと思います。がんばります!!


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