Wordスタイル機能で議事録を分かりやすく!

先週の休暇の間に、マイクロソフトwordのスタイル機能を勉強していました。学生時代に初めてMS wordを使ってから、もはや何年が経ったでしょうか。そう、まさに「いまさらかよ!」って感じですが(汗)。。。実際のところレポートや論文を書くのにもちろんwordは使ってはいましたが、今になって振り返るとその機能の殆どを使ったことはありませんでした。

以前はwordは無駄な機能が多く思い通りにならない使えないソフトだと思っていました。しかし今回スタイルを設定してそれなりに機能を使えるようになると、「なんと便利な機能だろう!」と180度手のひらを返したように感じています。特に、文章の段落やフォント(種類、サイズ)など、文書の体裁を整えるのに非常に便利だと思います。

自分はプロマネという仕事柄、会議を設定することが多いのですが、それに付随して議事録を書く機会が非常に多くあります。議事録は参加できなかった人のための資料としての意味合いや後の備忘録や意思決定の証拠としての用途もあります。しかしプロマネとしては、会議の意思決定を確実に残し、実行に至るまでのアクションをトラックするための強力なツールとして、議事録は使えると思っています。

その意味では議事録内の文書(コンテンツ)が素晴らしくても、読んでもらえなければ、また読み手に正しく伝わらなければツールとしては価値を持ちません。だからプロマネとしての自分のためにも、議事録は読みやすく、かつ分かりやすい方が良いに決まっています。その意味で読み手の読みやすさや理解のし易さを追求した「文書の体裁」にもこだわった方が良いと最近思うようになりました。

しかしこれまでは限られた時間の中で、コンテンツに加え体裁・見た目の良さまでも追求するとなると、それなりに大変でした。しかし、スタイル設定により手間が大きく省け、また人為的なミスを大幅に減らすことが出来るようになっています。こんなことならもっと早くやっておけばと後悔していますが、今後は本機能を十分に生かして効率的に時間を使っていきたいと思います!


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