現在、業務でプロジェクトマネジメントを担当していますが、「なに、それ？」と思うような自分の知識や経験が全く及ばない業務・問題に出くわすことがほぼ毎日のように出てきます。自分の場合、プロジェクトマネジメントの経験はともかく、臨床開発の経験が長いわけではないので知らないことがたくさんあり、経験の長い人なら当たり前のことであっても自分は経験したことがない問題であったりします。そんな時にどのように対応をすべきかを残しておきたいと思います。
このような状況でまず必要なのが、冷静になって考えることです。人に聞いたり動きはじめたりする前に、この問題にどのように対処をすべきか、メモなどを使って具体的にステップを書き出すようにしています。知らない問題に出くわすと冷静さを欠いてしまうこともあるのですが、そんな状況を避ける意味でも、まず立ち止まって考えることが大切です。
上記の作業を通じて自分なりの仮説を作ることが出来たら、その時点で周りのプロマネに似たような事例がないかどうか聞くようにしています。他者の事例から学ぶことで、効率的に問題に対処出来ます。自分の場合は経験が浅いので自分にとっては初めてだけど、じつはプロジェクトによくある問題点であるなら、先人の知恵を活用しない手はありません。また、他者から得られる情報を自分の仮説と照らし合わせて考えることで、よりよい解決策が見えてくることもあります。
しかし、そのように他者の知恵を使ってでも上手く解決策が見いだせないことが頻繁にあります。それはそもそも“プロジェクト”の性質なのかもしれません。PMBOK によると、プロジェクトの特徴とは「有期性」と「独自性」です。つまりプロジェクトには始まりと終わりの時期があり永続的に続く作業ではなく、また過去に例の無い独自の取り組みをプロジェクトと呼びます。つまり、プロジェクトとは非定形の業務です。そもそも、過去の事例から同一の事例が見つかるような定形の業務は“オペレーション”と呼ばれ、プロジェクトとは呼ばれません。
つまり、プロマネが業務として担当するのは、(1) 非定形な業務だからか、(2) チーム内に担当者がおらずに間に落ちてくる仕事だからプロマネが担当せざるを得ない、という２つの状況しかありません。長々と書きましたが自分がここで書きたかったのは、プロジェクトに非定形の問題が降ってくるのは当然のことであるという認識をプロジェクトマネージャーは持つべきだということです。だから、日々降って来る未知の問題にもびっくりしないことが大切です。先人の知恵はうまく使いつつも、これまで未知の問題に臆することなく、また明日から頑張っていきたいと思います！
