会議冒頭に必ず実行すべきこと

いま齊藤正明さんの『そうか!「会議」はこうすればよかったんだ』という本を読んでいます。タイトルの通り、ズバリ会議の上手な進め方やウハウに関する本です。自分は役割上会議を主催する機会がおおくあるので、何か学ぶものがあればと思い読み始めました。

会議のフレームワークや会議主催者としての To Do などが書かれていて良い本だと思いますが、自分としてはここに書かれてあることの多くは実行できているのではないかと思っています。とくにアメリカでは会議を効率的にすすめるための意識が高いせいか、(海外の同僚とともに)会議の進め方やファシリテーションに関するワークショップをさんざんやらされます (汗)。この本はそのワークショップで散々な思いをする前に、もっと若い時に読んでおいたら良かったなと思います。

中でも自分が意識しておきたいことの一つが、会議冒頭の目的と目標の確認です。チームは今どこに向かおうといしているのか、その上でこの会議では何を達成しなければならないか、を必ず会議の前に確認をしておくことです。当然、自分もやっているつもりですが、上手く言葉に乗せられないことがあります。考えが整理されていないから言葉に乗らないわけで、事前の準備不足ですね。

以前に参加したワークショップでは、会議の冒頭に『この会議の終わりには、このチームが〜〜〜な状態になっていたいですね』という、チームメンバーが具体的に想像しやすい姿を提示することを薦められました。会議を主催する自分からすると『わざわざ言わなくても分かるのでは?』と思わないでもないですが、会議参加者の背景知識も参加動機も参加意識も主催者とは全く異なることがほとんどなわけですから、念には念を入れて確認をしておいたほうが良いですね。

個人的には、著者が業務命令で乗船したマグロ漁船の中で培ったというコミュニケーション術や仕事術、特に人を上手く・気持ちよくチームに巻き込む方法など、ロジックやフレームワークなど以外のところも大変に面白かったです。フレームワークや To Do などすくに真似できるものと違い、人に関するところは一朝一夕には上達しないものですからね。


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