会議の問題点はなるべく早期に伝えよう

昨日、会議のことを書いたので、ついでに今日も会議ネタを続けたいと思います。特に電話会議の時の話題になるのですが、自分が会議前半にやっておくべき大切だと思っていることの一つに、何か問題があれば必ず早く伝えるということです。例えば、よくあることの一つに接続が悪く音声が途切れ途切れになり、コミュニケーションが取れなくなってしまう場合があります。

そんなときに、会議の司会である自分がもしも問題を指摘もしないままで流してしまうと、他の人も『いまさら指摘をするのも』というような雰囲気を作ってしまいます。ですから、問題があれば早く言わなければなりません。また『話していない時にミュート』にしてもらうのも、気付いた時に早く言ったほうが良いです。特に一度接続が悪くなって、その場で議論が噛み合わなくなると、のちの議論にも悪影響を及ぼしかねません。

特に電話会議の場合、自分の音声が聞こえているかどうかは自分には分からず、他人に指摘されて初めて自分の不具合に気付けるわけです。会議の途中で音声がおかしいことに気がつけば、これまではどこまで聞こえていたんだろう、と不安に思ってしまいます。自分であれば、音声がおかしいなら早く言ってよ、と思うでしょう。ですので、そんなときは状況を早めに伝え、アクションも合わせて伝えたいと思っています。『声が聞こえないよ、だからXXXにしてね』のパターンですね。

Hi, Steve, we can’t hear you. You are breaking up. Could you speak more slowly?

スティーブ、声が聞こえませんでした。音がとぎれとぎれなので。ゆっくりはなしてもらえませんか?

There is a bad connection. Could you hung up and log on again?

接続が悪いようです。一旦切って、もう一回ログオンしてもらえませんか

こういう”とっさ”の表現って、司会としてすぐに躊躇なく出てくるようにしておかないといけません。というのは、このような状況では『あ、音声がおかしい、なんて言ったか聞き取れなかった」とか『この状況を伝えてあげないと』などが頭に浮かんできている状態ですから、少なくとも『英語で何ていうんだっけ?』という余計なことに脳のメモリが消費される状況は問題外です。つまり、完全に丸暗記して、すぐに出ておくようにしておきたいと思います。修行が必要ですね、頑張ります (汗)。


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